Für den Einkaufs- und Produktionsleiter sind Spezifikationen das wichtigste Werkzeug, da sie die physischen Attribute des Druckprodukts definieren und die Kommunikation mit anderen Redakteuren, Grafikern, Lagerverwaltern, aber auch Vorstufenbetrieben, Druckereien, Zollmaklern und Spediteuren ermöglichen.

Man sollte sich vor der Spezifikation verschiedene Fragen stellen, beispielsweise wie lange haltbar ein Produkt sein muss, unter welchen Bedingungen man es benutzt, wie hoch die Erstauflage ist und welche Nachdrucke erforderlich sind und wie schnell ein Produkt benötigt wird. Der Kunde muss dies genau geklärt haben, bevor er sich an eine Druckerei wenden kann. Der Drucker kann eine zweite Spezifikation machen, wenn er vom Kunden darum gebeten wird. Dies sollte aber nur aus gutem Grund geschehen- die Entscheidung sollte also nicht hinausgezögert werden. Man kann die Spezifikation aufstellen, wenn alle Fragen beantwortet wurden und an die Lieferanten eine Angebotsabgabe schicken. Der Schriftsatz und die Druckvorstufe müssen direkt im Vorfeld feststehen, vorausgesetzt dass der Kunde dies nicht selbst übernimmt.

Spezifikationen für den Schriftsatz

Der Schriftsetzer muss Wort- und Seitenzahl, Schriftart-,-größe und – maß kennen, wenn er nicht auf der Grundlage des tatsächlichen Manuskripts bietet. Das betrifft auch Bilder, Anzahl und Art der Proofs und welches Endprodukt letztendlich gewünscht wird. Es handelt sich bei den Proofs meistens um Seitenproofs (diese können auch als PDF verschickt werden). Der Schriftsetzer kann auch ein Angebot machen, ohne das Orginal überhaupt zu kennen. In diesem Fall hat der Schriftsetzer das Recht Änderungen vorzunehmen, weil er sich dann das Manuskript genau anschaut. Schwierige oder schwer lesbare Manuskripte bezeichnet der Schriftsetzer auch als Rohschrift – für die Überarbeitung wird meistens noch ein Aufschlag verlangt. Man kann dies mit einer schlechten Fotokopie vergleichen, bei der man erst einmal die kleine Schrift entziffern muss.

Spezifikationen für die Druckvorstufe

Der Kunde liefert häufig Scans hoher Auflösung, wenn die Originale in der Druckvorstufe eingescannt werden sollte die Spezifikation die Zahl der zu scannenden Orginale und die Größe enthalten. Es sollte vorher auch festgelegt werden, ob eine höhere oder auch eine niedrige Auflösung benötigt wird, die mit hoher Auflösung werden erst in einer späteren Phase von der Druckerei geliefert.

Für die Proofs und die Herstellung von PDF-Dateien sollte man angeben um welche Dateien es sich handelt, welches Seitenformat gewünscht wird, ob abfallende Bilder vorkommen und vieles mehr. Es sollte bei der Druckvorstufe festgelegt werden, wer was wann macht, um zusätzliche Kosten und Missverständnisse zu vermeiden.

Spezifikationen für Druck und Veredelung

Vorlagenherstellung

Bei der Vorlagenherstellung sollte die Druckerei zuerst erfahren, was der Kunde überhaupt liefert. Hierbei kann es sich um PDF-Dateien in hoher Auflösung für den Auftrag oder Seitenlayoutdateien handeln. Wenn der Andruck nicht in Grafikqualität ist, sollte die Druckerei um die Lieferung eines digitalen Proofs in Grafikqualität gebeten werden, denn ein Laserproof in Büroqualität zeigt nicht die echten Farbqualitäten. Ist bereits ein Proof in Grafikqualität vorhanden, muss der Drucker nur ein Plotterproof oder eine Blaupause liefern. Bei einfacheren Aufträgen (schwarz weiß beispielsweise) braucht der Drucker keine Proofs zu liefern.

Der Kunde benötigt lediglich einen Andruck auf Originalpapier und der Presse, die später zum Einsatz kommt. Das ist natürlich nicht billig, denn die Druckerei muss Platten erstellen und Presse für den endgültigen Auftrag fertig machen. Der Aufwand lohnt sich nur bei aufwändigen Werbematerialien und Museumskatalogen.

Beschnittenes Seitenformat

Dies ist wohl der wichtigste Aspekt der Spezifikation, da sich endscheidet, welche Druck- und Bindemaschinen verwendet werden – das hat dann Auswirkungen auf den Preis. Damit die Maschine optimal genutzt werden kann, sollte der Auftrag sich auch an die Bogengröße halten. Wenn man ein Format haben möchte, das größer als die Standardgröße ist wird sich das natürlich preislich auswirken. Das liegt daran, weil man mehr Platten und Zurichtarbeit benötigt- es müssen ein Drittel mehr Bögen bedruckt, gefalzt und kollationiert werden. Die Anzahl der gleichzeitig gedruckten Seiten hat auch Auswirkungen auf Bindung oder Veredelung. Es sollte direkt im Vorfeld geklärt werden, ob man Hoch- oder Querformat wünscht, indem man die entsprechenden Maße angibt. Man sollte auch angeben, ob man abfallende oder angeschnittene Bilder verwendet- hierbei handelt es sich um Bilder, die bis zum oberen oder seitlichen Rand reichen. Wegen dem Beschneiden vom Bogenformat sollte dieser Rand dann größer ausfallen. Um teures Binden von Hand zu vermeiden sollte man sich vorher bei der Binderei nach der größtmöglichen Breite für automatikgebundene Bücher im Querformat erkundigen.

Umfang

Der Umfang ist abhängig davon, wie der Layouter die Texte und Bilder unterbringt; je nach Bogengröße ist es wirtschaftlich wenn diese durch 4,8,12,16,24 oder 32 Seiten teilbare Zahlen sind. Ein Heft könnte entweder 16 oder 20 Seiten Umfang haben – wenn jetzt 16 Seiten genau auf die entsprechende Maschine passen, braucht man für die restlichen vier Seiten getrennte Arbeitsschritte mit neuen Druckplatten. Bestimmte Arbeiten können schon bei nur 25 Prozent mehr Umfang doppelt so viel Kosten verursachen. Damit der Auftrag wirtschaftlich bleibt, müssen Kunde und Druckerei eng zusammenarbeiten.

Druck

Alle Farbkombinationen sind möglich, man kann zum Beispiel auch drei Farben drucken. Die meisten Mehrfarbmaschinen sind auf vier Farben ausgelegt, allerdings wären 3 Farben wesentlich wirtschaftlicher. Wenn es sich bei diesen Farben nicht um Prozessfarben handelt, muss man angeben, dass es sich um Schwarz und drei PMS Farben oder nur um PMS Farben handelt. Diese Farben sind allerdings wesentlich teurer als andere.

Papier

Sollten Sie nicht ein bestimmtes Papier oder einen Karton benötigen, sollte der gewünschte Typ und auch das Gewicht genauer beschrieben werden. Sie sollten in diesem Fall ein Druckbeispiel schicken lassen oder einen Blindband (ein Buch das nicht bedruckt wurde, sondern nur Papier). Liefert der Kunde das Papier, sollte die Druckerei die Bogen-und Rollengröße und die erforderliche Menge genau angeben. Bei der Bogenpresse sollte man auch die Faserrichtung angeben.

Verpackung & Lieferung

Es gibt je nach Regalsystem unterschiedliche Spezifikationen für Etiketten, Kartons und Paletten, deshalb müssen Sie die Anforderungen des gewünschten Lagerhauses in Erfahrung bringen. Je nach Gewicht können Druckprodukte in Paketen aus Packpapier, Schrumpffolie oder ein – bzw. doppelwandigen Kartons verpackt werden. Es ist wichtig zu wissen, ob das komplette Paket an einen anderen Empfänger geschickt werden soll und ob deshalb mehrere Transporte erforderlich sind. Bei der Lieferung sollte man Lieferdatum und – adresse unbedingt nennen.

Menge

Wenn man die Menge nennt, sollte man sich immer nach den Kosten für weitere Exemplare erkundigen, die dann gleichzeitig mit der Hauptmenge gedruckt werden. Das hat vor allem zwei Gründe: Wenn der Kunde etwas mehr oder weniger drucken lassen möchte, braucht man kein neues Angebot abgeben, schließlich entspricht die Lieferung kaum der genauen Bestellmenge. Die Rechnung kann anhand des genannten Preises dann geprüft werden, allerdings sind derartige Berechnungen mit Vorsicht zu genießen, denn sie können bei größeren Abweichungen in die Irre führen. Da die Kosten für die meisten Druckverfahren bei großen Auflagen vergleichsweise geringer sind, könnte man ruhig mehr drucken lassen, was man aber auf keinen Fall dann auch tun sollte. Bei kleineren Auflagen sollte man überlegen, ob nicht der Digitaldruck dem Offsetdruck vorzuziehen ist.

Gültigkeit und Zusatzleistungen

Da die Papier- und Arbeitskosten ständig steigen, sollte man immer die Gültigkeit angeben. Bei den Zusatzleistungen können bestimmte Wünsche geäußert werden. Lassen Sie sich dafür erst einmal genau die Preise nennen, bevor Sie sich für eine der Möglichkeiten entscheiden.

Spezifikation für Druck und Bindung

Vorsatzblätter sind aus ungestrichenem Kartuschenpapier, das am Einband besser haftet. Bevorzugt man Vierfarbendruck auf den Vorsatzblättern, verwendet man dann meist gestrichene, weil die Bedruckbarkeit viel wichtiger als die Klebequalität ist. Man spart Geld wenn man die erste bzw. letzte Seite als Vorsatzblatt nimmt, man verliert aber an Stärke. Vier Farben auf der einen Seite des Bogens und eine auf der anderen ermöglicht eine gute Verteilung der Farbbilder über das Buch und man spart ganz im Gegensatz zu durchgehend vier Farben enorm an Kosten. Man kann auch mit Einlagen und Umschlägen arbeiten, was Geld beim Drucken spart, aber die Kosten des Bindens erhöht.

Für Taschenbuchumschläge ist der Karton meistens einseitig gestrichen – besser verkleben lässt sich die rauere Innenseite. Umschläge, die eine glatte oder gestrichene Innenseite haben, können Probleme beim Binden verursachen. Für die Einbände gebundener Bücher sollte man Buchbinderpappe nehmen, nur für preisgünstige Bücher kommt verleimter Strohkarton infrage, denn dieser kann sich unter Temperatur- und Feuchtigkeitseinfluss verziehen. Die Kartonwahl ist ausschlaggebend, da oft Bücher in andere Länder mit äußerst kritischen klimatischen Bedingungen exportiert werden. Wenn man sich nach dem Grundpreis für den Druck erkundigt, sollte man auch gleich nach den Kosten für Zusatzarbeiten fragen.

Kostenvoranschlag der Druckerei

Die Kostenvoranschläge der Druckereien auf die Spezifikationen sollte man gründlich prüfen, da die Druckerei möglicherweise einige Details an die vorhandenen Maschinen angepasst hat. Das betrifft besonders das Format, man sollte aber auch darauf achten, dass Gewicht und Art des Papiers mit der Spezifikation übereinstimmt und dass das Papiermuster oder der Blindband auch in Ordnung ist. Man muss unter anderem auch die Gültigkeit mit der aus der Spezifikation vergleichen. Wenn die Druckerei den Preis in einzelne Arbeiten aufteilt, muss das nicht heißen, dass der Kunde ihn nur mit einigen dieser Arbeiten beauftragen kann, der Preis kann auch auf dem kompletten Auftrag basieren.

Zwischen einem Kostenvoranschlag und einem Angebot gibt es auch Unterschiede: Ein Kostenvoranschlag ist eine Schätzung, oft auf der Grundlage von Spezifikationen, die noch nicht genau feststehen. Ein Angebot ist genauer und könnte auch juristische Konsequenzen nach sich ziehen – es ist also ein festes Angebot, eine bestimmte Arbeit zu einem garantierten Preis auszuführen. Der Lieferant ist auf jeden Fall stärker daran gebunden und Abweichungen von Spezifikationen sollte man an ein überarbeitetes Angebot folgen lassen und daraufhin folgt noch eine überarbeitete Bestellung.