Unter Workflow versteht man das Zusammenwirken aller an der Druckproduktion beteiligten Personen wie Kunden, Grafiker, Druckvorstufen, Druckerei, Veredelung/Binden. Bei einfachen Aufträgen sind immer mehrere Parteien mit integriert, dabei müssen die Arbeitsläufe alle genauestens geplant, kontrolliert und es muss direkt im Vorfeld geklärt werden, wer für die Aufgabe verantwortlich ist.

Job Definition Format

Job Definition Format ist eine elektronische Verknüpfung der an der Druckproduktion beteiligten Parteien. Papierkram ist aufgrund dieses Formats hinfällig, stattdessen werden nützliche Informationen und Statistiken geliefert. Sogenannte Job-Tickets lassen sich für einen Auftrag von wichtigen Informationen spezifizieren, dabei kann es vom Kostenvoranschlag bis hin zur Lieferung gehen. Es wird von einer unabhängigen Organisation verwaltet, deren Mitglieder sind führende Grafikfirmen.

Beim Job Definition Format werden die Druckproduktionsphasen in einzelne Prozesse aufgesplittet und zwar in In- und Output. Dabei ist dieses Format nicht nur für die Druckerei bestimmt, sondern kann auch von Anfang an genutzt werden. Auf JDF konformen Formularen können Kostenvoranschläge erteilt werden, aber auch Änderungen für die Erteilung des Druckauftrags.

JDF Informationen werden als PDF Anhang an Druckvorstufenbetriebe und Druckereien geschickt. Alle Produktionsdetails können so mit dem Auftrag kombiniert werden. Auch als digitalen Workflow kann man das Job Definition Format einsetzen, durch das Job Messaging Format können Nachrichten betreffend des Workflows weitergegeben werden. Wird beispielsweise erst zu spät gedruckt, wird automatisch der Kunde von der Lieferungsverzögerung in Kenntnis gesetzt und benachrichtigt, dass die veredelten und gebundenen Bögen erst später eintreffen. Dieser Informationsaustausch kann beispielsweise über das Internet erfolgen.

Das Job Definition Format wird mit XML-Metadaten geschrieben, was bedeutet, dass Nutzer nun für die Aufträge die eigenen Tags (Beschreibungen) schreiben können und wissen, dass sie von jedem XML-Nutzer gelesen werden können.

Durch das JDF vermeidet man sich zusätzliche Arbeit und aufgrund menschlichen Versagens zurückführende Fehler liefert man den beteiligten Parteien immer aktuelle Informationen. Dies bedeutet für Druckereien eine höhere Produktivität und deutlich geringere Ausfallzeiten.